Tietosuojaseloste – Helsinki Identity Oy

Päivämäärä: 25.3.2022

Tämä on Helsinki Identity Oy:n EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (”GDPR”) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste, jossa kerrotaan, miten Helsinki Identity rekisterinpitäjänä kerää, käyttää, luovuttaa ja tallentaa henkilötietojasi. 

Helsinki Identity Oy (jäljempänä “Helsinki Identity” tai “me”) käsittelee niin Helsinki Identityn asiakkaiden edustajien, potentiaalisten asiakkaidemme edustajien, toimittajien edustajien, työntekijöiden ja -hakijoiden, muiden sidosryhmien ja palveluidemme käyttäjien henkilötietoja. Helsinki Identityn tarjoamiin tuotteisiin, tuotantoihin, tilaisuuksiin ja palveluihin viitataan tässä tietosuojaselosteessa sanalla ”Palvelut” ja kuhunkin rekisteröityyn viitataan sanalla ”sinä”.

Käsittelemme henkilötietoja tämän tietosuojaselosteen, GDPR:n ja muun soveltuvan lainsäädännön mukaisesti. Helsinki Identity voi päivittää tätä tietosuojaselostetta, mikäli henkilötietojen käsittelyssä tapahtuu muutoksia esimerkiksi Palveluissa tai soveltuvassa lainsäädännössä tapahtumien muutosten johdosta. Ajantasainen tietosuojaseloste julkaistaan verkkosivuillamme osoitteessa aurorastudios.fi.

1. Rekisterinpitäjä

Tämä Tietosuojaseloste soveltuu ainoastaan sellaiseen henkilötietojen käsittelyyn, jossa Helsinki Identity toimii rekisterinpitäjänä. Rekisterinpitäjän tiedot:

Helsinki Identity Oy

y-tunnus 3234775-4

Haapaniemenkatu 7-9B

00530 Helsinki

Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö:

Joni Ihantola

Sähköposti: tietosuoja@helsinkifilmi.fi

2. Käsiteltävät henkilötiedot ja niiden lähteet

Keräämme ja käsittelemme ensi sijassa henkilötietoa, joka on kerätty suoraan sinulta. Keräämme henkilötietoja eri tavoin, esimerkiksi yhteydenpidossa koskien asiakas- ja toimittajasopimuksia, työnhakijoiden lähettäessä meille työhakemuksen, työntekijän aloittaessa työsuhteen tai tapahtumaan osallistuvan henkilön ilmoittautuessa tapahtumaan. 

Keräämiimme ja käsittelemiimme henkilötietoihin lukeutuvat:

  • nimi
  • henkilötunnus
  • ammattinimike
  • kotiosoite
  • syntymäaika
  • henkilötunnus
  • tilinumero
  • palkka ja edut tai palkkio
  • sukupuoli
  • sähköpostiosoite
  • puhelinnumero
  • erityisruokavalio
  • työnantajan nimi

Saatamme käsitellä myös muunlaista vapaaehtoisesti luovuttamaasi tietoa, kuten tietoa, jonka jaat ollessasi meihin yhteydessä kasvotusten, puhelimitse, sähköpostitse tai muun sähköisen viestintäsovelluksen välityksellä.

Saatamme saada myös kolmansilta osapuolilta joitain yllä mainittuja tietoja, kuten nimesi, kotiosoitteesi, sähköpostiosoitteesi ja puhelinnumerosi.

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeudelliset perusteet

3.1 Tarkoitus

Helsinki Identity käsittelee henkilötietoja seuraavia tarkoituksia varten:

Tarjotaksemme Palveluitamme, hankkiaksemme toimittajiemme palveluita ja tuotteita, ja täyttääksemme sopimussuhteisiin perustuvat velvollisuutemme (oikeusperuste: sopimuksen täytäntöönpano ja oikeutettu etu).

Helsinki Identity käsittelee henkilötietojasi tehdäkseen asiakkaidensa, toimittajiensa ja muiden sidosryhmiensä kanssa sopimuksia, tarjotakseen asiakkailleen käyttämiään Palveluita ja hankkiakseen toimittajiltaan näiden toimittamia palveluita ja tuotteita.  

Noudattaaksemme lakisääteisiä velvoitteitamme (oikeusperuste: lainmukaisen velvoitteen täyttäminen)

Voimme käsitellä tietoja hoitaaksemme ja täyttääksemme lainmukaiset velvoitteemme. Saatamme käsitellä tietoja täyttääksemme esimerkiksi kirjanpitovelvoitteemme, työ- ja toimeksiantosuhteisiin liittyvät velvoitteemme sekä antaaksemme tietoja toimivaltaiselle viranomaisille kuten veroviranomaisille.

Vaateiden käsittelemiseen ja oikeudellisiin menettelyihin (oikeusperuste: oikeutettu etu)

Helsinki Identity saattaa käsitellä henkilötietoja korvausvaatimusten käsittelyssä ja oikeusprosessien yhteydessä. Saatamme myös käsitellä tietoja ehkäistäksemme petoksia ja Palveluidemme väärinkäytöksiä sekä ylläpitääksemme keräämiemme tietojen, käyttämiemme järjestelmien sekä tietoverkon tietosuojaa.

Rekrytoinnissa (oikeusperuste: suostumus)

Henkilötietojasi voidaan käsitellä myös mahdollisia tulevia rekrytointiprosessejamme varten suostumuksesi perusteella. Suostumuksesi perusteella hakemuksesi säilytetään järjestelmässä rekrytoinnin päätyttyä, jotta rekisterinpitäjä voi olla yhteydessä sinuun muihin mahdollisiin rekrytointiprosesseihin liittyen.

Asiakaspalvelu (oikeusperuste: oikeutettu etu)

Helsinki Identity voi käsitellä henkilötietoja asiakaspalautteen ja palvelupyyntöjen käsittelyä ja niihin vastaamista varten. 

Sidosryhmäviestintään ja markkinointiin (oikeusperuste: oikeutettu etu)

Helsinki Identity käsittelee henkilötietojasi ollakseen sinuun yhteydessä Palveluihimme ja niiden mahdollisiin muutoksiin liittyen. Myös sinulle suunnatussa Palveluiden markkinoinnissa käytetään henkilötietojasi. Henkilötietoja käsitellään myös uutiskirjeen lähettämisen, tapahtumiin sekä muihin markkinointitoimenpiteisiin osallistumisen yhteydessä.

Laadun parantamiseksi ja käyttötrendien analysoimiseksi (oikeusperuste: oikeutettu etu)

Saatamme käyttää Palveluiden käyttöäsi koskevia tietoja myös Palveluidemme laadun parantamiseen esimerkiksi analysoimalla muutoksia palveluidemme käyttötavoissa. Varmistaaksemme sen, että Palvelumme vastaavat juuri sinun tarpeitasi, henkilötietoja voidaan käyttää esimerkiksi asiakastyytyväisyyskyselyiden toteuttamiseen. Mahdollisuuksien salliessa käytämme näissä tarkoituksissa ainoastaan yhdistelmätietoa, josta yksittäiset henkilöt eivät ole tunnistettavissa.

3.2 Käsittelyn oikeudelliset perusteet

Helsinki Identity käsittelee henkilötietojasi täyttääkseen pakottavan lainsäädännön mukaiset velvoitteensa sekä sopimusvelvoitteensa sinun sopimuskumppaninasi.

Käsittelemme henkilötietojasi lisäksi oikeutetun etumme nojalla yritystoimintamme harjoittamiseen, ylläpitämiseen ja kehittämiseen sekä asiakassuhteidemme hoitamiseen. Kun päätämme käyttää tietojasi oikeudellisen etumme perusteella, punnitsemme omia etujamme suhteessa sinun yksityisyyden suojaasi, jonka huomioimme tarjoamalla sinulle esimerkiksi mahdollisuuden kieltäytyä markkinointiviestinnästämme.

Joissain tapauksissa sinulta saatetaan pyytää suostumusta henkilötietojesi käsittelyyn. Näissä tapauksissa sinulla on milloin tahansa oikeus perua aikaisemmin antamasi suostumus.

4. Vastaanottajat

Jaamme henkilötietojasi ainoastaan Helsinki Identityn kanssa samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden sisällä ja kolmansille osapuolille ainoastaan siinä määrin kuin se on kohtuudella tarpeen tämän tietosuojaselosteen mukaisiin tarkoituksiin.

Emme jaa henkilötietoja Helsinki Identity kanssa samaan konserniin kuulumattomille ulkopuolisille kolmansille osapuolille, ellei jokin seuraavista olosuhteista ole käsillä:

Tietoja käytetään tässä tietosuojaselosteessa esitettyyn tarkoitukseen tai toimitetaan valtuutetulle palveluntarjoajalle

Siltä osin kuin meidän täytyy antaa kolmansille osapuolille pääsy henkilötietoihin pystyäksemme tarjoamaan Palveluitamme, annamme tällaisille kolmansille osapuolille tietosi käsiteltäviksi meidän puolestamme. Saatamme lisäksi antaa henkilötietosi puolestamme käsiteltäviksi tytäryhtiöillemme tai meille palveluja tarjoaville valtuutetuille palveluntarjoajille (mukaan lukien tietojensäilytys-, kirjanpito-, myynti- ja markkinointipalvelut).

Helsinki Identity on toteuttanut asianmukaiset sopimusoikeudelliset ja organisatoriset toimenpiteet varmistaakseen, että kolmansien osapuolten käsitellessä tietojasi Helsinki Identityin puolesta niitä käytetään ainoastaan tässä tietosuojaselosteessa eriteltyihin tarkoituksiin ja että niitä käsitellään voimassa olevien lakien ja asetusten mukaisesti sekä antamiamme ohjeita, soveltuvia salassapitovelvollisuuksia sekä tarvittavia turvajärjestelyjä noudattaen.

Huomioithan kuitenkin, että antaessasi henkilötietojasi suoraan kolmannelle osapuolelle, esimerkiksi linkin kautta, sovelletaan niiden käsittelyssä tämän kolmannen osapuolen omia tietosuojakäytäntöjä.

Tietoja käytetään oikeudellisissa tarkoituksissa tai oikeusprosesseissa

Saatamme jakaa henkilötietojasi Helsinki Identityn ulkopuolisten kolmansien osapuolten kanssa, jos uskomme, että pääsy henkilötietoihin ja niiden käyttö on kohtuudella tarpeen: (i) voimassaolevien lakien sekä asetusten ja/tai tuomioistuimen antaman määräyksen täyttämiseksi; (ii) väärinkäytösten, rikosten sekä teknisten häiriöiden ja tietoturvaongelmien havaitsemiseksi ja ehkäisemiseksi; ja/tai (iii) voidaksemme taata Helsinki Identityn, sinun tai kolmannen osapuolen turvallisuuden ja omaisuuden suojan sekä yleisen edun toteutumisen. Ilmoitamme sinulle suoraan tällaisesta tietojen käsittelystä, jos se on kyseisessä tapauksessa mahdollista.

Tietoja käytetään muusta perustellusta syystä

Jos Helsinki Identity on osapuolena sulautumisessa, osake- tai liiketoimintakaupassa tai muussa yrityskaupassa, saatamme siirtää henkilötietojasi prosessissa mukana olevalle kolmannelle osapuolelle. Varmistamme kuitenkin edelleen kaiken siirtämämme henkilötiedon luottamuksellisuuden. Tiedotamme erikseen kaikkia, joiden henkilötietoja tällaisissa tilanteissa siirretään tai joiden henkilötiedot siirtyvät toisen tietosuojaselosteen alaiseksi.

Tietoja käytetään nimenomaisella suostumuksellasi

Saatamme jakaa henkilötietojasi Helsinki Identityn ulkopuolisten kolmansien osapuolten kanssa, jos meillä on nimenomainen suostumuksesi toimia niin. Sinulla on koska tahansa oikeus peruuttaa antamasi suostumus.

5. Kansainvälisten tietojen siirrot Euroopan ulkopuolelle

Helsinki Identity säilyttää henkilötietojasi pääasiassa Euroopan Unionin jäsenvaltioiden (EU) alueella ja Euroopan talousalueella (ETA). 

Käyttämämme palveluntarjoajat toimivat kuitenkin useilla maantieteellisillä alueilla. Me ja palveluntarjoajamme voimme siirtää henkilötietoja valtioihin, tai saada niihin pääsyn EU/ETA-alueen ulkopuolisissa valtioissa. Suoritamme toimenpiteet varmistaaksemme, että henkilötietojesi suojan taso on riittävä siellä, missä henkilötietojasi käsitellään. Järjestämme GDPR:n mukaisen riittävän suojauksen henkilötietojen siirroille EU/ETA-alueen ulkopuolisiin valtioihin, kuten esimerkiksi palvelutarjoajiemme kanssa solmimillamme Euroopan komission hyväksymiin mallisopimuslausekkeisiin perustuvilla sopimuksilla taikka muilla vastaavilla järjestelyillä. Voimassa olevat mallisopimuslausekkeet löydät Euroopan komission verkkosivuilta.

6. Säilytysaika

Helsinki Identity ei säilytä henkilötietoja pidempään kuin lainsäädännön salliman enimmäisajan ja ainoastaan niin kauan, kun on tarpeellista Palveluiden tai niiden osan tarjoamiseksi. Säilytysaika riippuu tietojen luonteesta sekä käsittelyn tarkoituksesta. Enimmäissäilytysaika voi näin ollen vaihdella tapauskohtaisesti. Seuraavassa on kerrottu käsittelyajoista sekä niiden määrittämiskriteereistä.

Rekisterin henkilötietoja säilytetään vähintään asiakkaan asiakas- ja sopimussuhteen keston ajan. Tämän jälkeen voimme säilyttää osaa sopimussuhteeseen yhdistettäviä tietoja niin kauan, kun laki sitä meiltä edellyttää tai meillä on jokin laillinen syy säilyttää tietoja esimerkiksi vaateiden käsittelyn, sisäisen raportoinnin, työnantajavelvoitteiden, markkinoinnin tai kirjanpitovelvollisuuden vuoksi. 

Säilytämme kuitenkin sähköpostiosoitettasi suoramarkkinointitarkoitukseen toistaiseksi, jos olet antanut meille suoramarkkinointia koskevan suostumuksen. Jos myöhemmin kiellät suoramarkkinoinnin, poistamme muut suoramarkkinoinnin tilaukseen liittyvät tiedot, mutta säilytämme tiedon siitä, että olet kieltänyt meitä lähettämästä sähköistä suoramarkkinointia, jotta voimme varmistua kiellon noudattamisesta.

7. Sinun oikeutesi

Oikeus saada pääsy tietoihin

Sinulla on oikeus päästä käsiksi tai saada kopio käsittelemistämme sinua koskevista tiedoista. Saatamme kieltäytyä tarjoamasta sinulle kopiota tiedoistasi, jos tällainen menettely vaarantaisi muiden oikeuksia ja vapauksia.

Oikeus peruuttaa suostumus

Mikäli käsittely perustuu antamaasi suostumukseen, voit veloituksetta peruuttaa antamansa suostumuksen milloin tahansa. Suostumuksen peruuttaminen voi rajoittaa Käyttäjän mahdollisuuksia käyttää Palveluitamme. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista suoritetun henkilötietojen käsittelyn laillisuuteen.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Sinulla on oikeus vaatia meitä korjaamaan tai täydentämään säilyttämämme virheelliset tai vanhentuneet henkilötiedot ottamalla meihin yhteyttä.

Oikeus vaatia tiedon poistamista

Voit pyytää meitä poistamaan kokonaan henkilötietosi järjestelmistämme. Suoritamme pyynnön mukaiset toimenpiteet, mikäli meillä ei ole oikeutettua syytä olla poistamatta tietoa.

Oikeus vastustaa

Voit vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, mikäli tietoa käsitellään muihin tarkoituksiin kuin Palveluidemme tarjoamiseksi tai laista aiheutuvan velvollisuuden täyttämiseksi. Me noudatamme vaatimustasi, ellei meillä ole oikeudellista perustetta toimia toisin. Vastustaessasi henkilötietojesi myöhempää käsittelyä Palveluidemme käyttömahdollisuudet saattavat osaltasi kaventua.

Oikeus rajoittaa tiedon käsittelyä

Voit pyytää meitä rajoittamaan henkilötietojesi käsittelyä esimerkiksi, kun poisto-, korjaus- tai vastustuspyyntösi ovat käsiteltävänä ja/tai, kun meillä ei ole oikeutettuja perusteita käsitellä tietojasi. Tämä saattaa kuitenkin rajoittaa mahdollisuuksiasi käyttää Palveluitamme.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Sinulla on oikeus saada henkilötietosi meiltä jäsennellyssä ja yleisesti käytetyssä muodossa sekä oikeus siirtää tiedot itsenäisesti kolmannelle osapuolelle.

Oikeuksien käyttäminen

Yllä mainittuja oikeuksia voidaan käyttää ottamalla meihin yhteyttä joko kirjeitse tai sähköpostilla aiemmin esitettyihin osoitteisiin. Viestin tulee sisältää seuraavat tiedot: koko nimesi, osoitteesi, sähköpostiosoitteesi sekä puhelinnumerosi. Voimme pyytää henkilöllisyytesi todistamisen kannalta tarpeellisten lisätietojen toimittamista. Voimme hylätä tai periä käsittelymaksun pyynnöistä, jotka toistuvat kohtuuttoman usein taikka ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia.

8. Suoramarkkinointi

Sinulla on oikeus kieltää meitä käyttämästä henkilötietojasi suoramarkkinointiin, markkinatutkimukseen ja suoramarkkinointitarkoituksessa tehtävään profilointiin olemalla meihin yhteydessä yllä osoitettujen yhteystietojen mukaisesti, taikka käyttämällä Palveluiden toimintoja tai suoramarkkinointiviestien yhteydessä tarjottavaa tilauksen peruuttamismahdollisuutta. Jos vastustat henkilötietojesi käyttämistä suoramarkkinointitarkoituksissa, ei niitä enää käytetä tällaisiin tarkoituksiin.

9. Valituksen tekeminen

Mikäli katsot, että henkilötietojen käsittelytoimemme ovat soveltuvan tietosuojalainsäädännön vastaisia, voit tehdä asiasta valituksen paikalliselle valvontaviranomaiselle. Paikallisena valvontaviranomaisena toimii Suomessa tietosuojavaltuutettu (tietosuoja.fi). Vaihtoehtoisesti voit tehdä asiasta valituksen asuinpaikkasi paikalliselle valvontaviranomaiselle.

10. Tietoturva

Käytämme hallinnollisia, organisatorisia, teknisiä sekä fyysisiä suojatoimenpiteitä keräämiemme ja käsittelemiemme henkilötietojen suojaamiseksi. Käyttämiämme toimenpiteitä ovat esimerkiksi tietojen salaus, pseudonymisointi, palomuurit, turvalliset tilat ja järjestelmät, jotka on suojattu rajoitetuin pääsyoikeuksin. Turvatoimemme on suunniteltu ylläpitämään asianmukainen taso tietojen luottamuksellisuuden, eheyden, käytettävyyden, vikasietoisuuden ja palautettavuuden varmistamiseksi. Testaamme säännöllisesti Palveluitamme, järjestelmiämme ja muuta laitteistoa haavoittuvuuksien varalta.

Mikäli tietoturvatoimenpiteistä huolimatta tapahtuu tietoturvaloukkaus, jolla on todennäköisesti haitallisia vaikutuksia yksityisyydellesi, ilmoitamme loukkauksesta soveltuvan lainsäädännön edellyttämällä tavalla sinulle ja muille vaikutusten alaisille osapuolille, sekä soveltuvan tietosuojalainsäädännön vaatiessa viranomaisille niin pian kuin mahdollista.